新加坡针对上市发行人虚拟和混合式股东大会的系统服务提供者联合发布相关标准

一、简介

2022年11月24日，新加坡证券交易所监管机构（SGX RegCo，以下简称“新交所监管机构”）、新加坡董事协会（the Singapore Institute of Directors，以下简称“董事协会”）、新加坡特许秘书公会（the Chartered Secretaries Institute of Singapore，以下简称“特许秘书公会”）联合发布了一项标准。这项标准可以帮助在新交所上市的发行人("SGX-listed Issuers")为顺利举行其虚拟式或混合式股东大会（virtual and hybrid general meetings）而选择合适的服务系统提供者，以此满足新交所监管机构在2022年5月23日的“监管者专栏”（Regulator's Column）中提出的关于股东大会现场参与和投票的期望以及相关法律的要求。

《虚拟/混合股东大会服务系统供应商标准》（Standard for Vendors of Virtual/Hybrid General Meeting Systems，以下简称“标准”）规定了系统设计、系统运行、系统提供、系统维护和持续改进的要求和建议，从而使得新交所上市发行人能够成功举行虚拟及混合式股东大会。这套标准特别适用于支持股东出席、参与、提问和投票服务的系统（虚拟式/混合式股东大会系统）。

本文概述了本标准的关键点，并探讨了与新交所上市发行人的相关性，以及新交所上市的发行人如何确保其虚拟/混合式股东大会系统的服务提供者遵守本标准。

Ø标准的性质和适用性

本标准适用于虚拟/混合式股东大会的系统服务提供者，且相关方可自愿选择是否采用本标准。尽管新交所上市发行人并非必须选择符合本标准的系统服务提供者，但是鼓励新交所上市的发行人在为其虚拟/混合式股东大会系统选择服务提供者时考虑本标准。符合本标准规定的服务提供者应当能够满足股东有效参与虚拟或混合式股东大会及进行投票的典型要求。

不遵守本标准的虚拟/混合式股东大会系统服务提供者并不受任何处罚。不过，选择遵守标准的服务提供者将被视为具有较强的可靠性，因此新交所上市发行人会优先考虑。

Ø标准的重要组成部分

本标准包含：

1.虚拟/混合式股东大会系统的功能。本标准强调了虚拟/混合式股东大会系统的一些基本特征，其中包括：

1) 新交所上市发行人登记股东出席股东大会并根据其记录来核实股东身份的方式；

2) 会员和获得授权的非会员虚拟或现实参与股东大会的个性化方式；

3) 新交所上市发行人的股东能够向股东大会提交问题、对提交给股东大会的决议进行投票；且将经准确计算的投票结果实时提供给新交所上市发行人的监票人；

4) 依照法律适用的要求处理新交所上市发行人股东的个人数据等。

2. 技术风险管理。虚拟/混合式股东大会系统的服务提供者需要对系统的稳定性和可用性进行全面测试，并需要做好在股东大会召开期间系统发生故障从而使用的备份或故障切换系统的准备。

3. 测试、分析和改进。虚拟/混合式股东大会系统的服务提供者将需要实施必要的监控、测试、分析和改进流程，以评估系统的可靠性和可用性。服务提供商还需要考虑新交所上市发行人的反馈，以此持续改进其系统。

Ø如何确保系统服务提供者遵守标准

当新交所上市发行人与虚拟/混合式股东大会系统服务提供者订立合同时，双方可以约定所提供的系统必须符合本标准。因此，如果系统服务提供者与新交所上市发行人之间的合同约定了上述条款，新交所上市发行人能够对任何未达到标准的服务提供者采取合同救济措施（contractual remedies）。